ARTICLE 1. ORGANISATION, OBJET, DATE ET DURÉE

01.01 Le présent règlement a un caractère général et s’applique à l’événement L’ÉTRANGE RENDEZ-VOUS.

01.02 L’ÉTRANGE RENDEZ-VOUS qui se tiendra les 26, 27 et 28 juillet 2024 à Paimpont. L’événement est organisé par DEIMIAN et sous la gestion de l’association ODYSSEE DES TERRES INCONNUES, dont le siège social est situé : au 149 route de Montdardier 30770 BLANDAS – France.

01.01 Conditions d’acceptation :

En signant leur demande de participation, les exposants acceptent toutes les prescriptions ainsi que toutes celles que des circonstances particulières ou nouvelles imposeraient. Ils s’engagent, en outre, à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, notamment la législation du travail et ses assurances d’activités.

01.04 L’organisateur et le gestionnaire fixent le lieu, la durée, les heures d’ouverture et de fermeture de l’évènement, la date de clôture des inscriptions, ainsi que les tarifs des stands, des entrées. Ils déterminent les catégories de personnes ou entreprises admises à exposer et participer, ainsi que de la nomenclature des produits ou services présentés.

ARTICLE 2. CONTRÔLE ET ACCEPTATION DES INSCRIPTIONS

02.01 Inscription

La demande de participation s’effectue au moyen du formulaire officiel établi par l’organisateur envoyé par courrier postal ou proposée via le formulaire de demande de participation en ligne sur le site www.etrangerendezvous.fr à la rubrique « exposer sur l’événement ». En aucun cas, une demande de participation via le formulaire du site, ne la confirme.

02.02 La réception de cette demande par l’organisateur et le gestionnaire implique que le candidat exposant a pris connaissance du présent règlement et l’accepte sans réserve.

02.03 L’organisateur et le gestionnaire examinent les statuts et les demandes de participation. L’inscription ne devient effective qu’après une confirmation écrite à l’exposant, envoyée par courriel avec les conditions et modalités de paiement ainsi qu’un plan provisoire de l’événement.

Après confirmation de sa participation, l’exposant est tenu de régler sa participation dans un délai de 8 jours.

– L’organisateur et le gestionnaire se réservent le droit de rejeter toute demande de participation qui ne satisferait pas aux conditions requises, soit au regard des stipulations du formulaire officiel de participation, soit à celles du règlement spécifique de l’évènement.

02.04 La date recommandée de demande de participation est fixée au 30/06/2021. Au-delà, il ne sera pas garanti d’une disponibilité de stand. Les nouvelles demandes de participation pourront être sur liste d’attente.

ARTICLE 3. ANNULATION

03.01 Dans le cas où un exposant, pour une raison quelconque, n’occuperait pas son stand le jour de l’ouverture de la manifestation, ou à la date limite d’installation fixée par l’organisateur, il sera considéré comme démissionnaire. L’organisateur pourra disposer du stand de l’exposant démissionnaire sans que ce dernier ne puisse prétendre à un quelconque remboursement, ni aucune indemnité.

03.02 À défaut de règlement à l’échéance indiquée (Article 02.03), l’organisateur et le gestionnaire seront en droit de considérer que la demande de participation est résiliée.

03.03 Conditions de cession ou de sous-location. La cession de tout ou partie d’un stand et/ou sa sous-location sont interdites.

03.04 Si l’exposant n’a pas déclaré (dans le formulaire de demande de participation) la présence de produits à fort risque d’incendie ou chimiques, l’organisateur et le gestionnaire peuvent demander le retrait des produits ou la mise en sécurité du stand. Les frais de mise en sécurité seront supportés par l’exposant sans que ce dernier ne puisse se retourner contre l’organisateur ou le gestionnaire.

03.05 Un cas de force majeure, indépendant de la volonté de l’organisateur et du gestionnaire, qui imposerait une annulation complète ou partielle de l’événement L’ETRANGE RENDEZ-VOUS (confinement, menaces d’attentats, manifestations, destruction complète ou partielle du lieu de l’événement, etc.), pourra impliquer le remboursement des frais de participation sur demande, si les propositions de l’organisateur et du gestionnaire ne le satisfont pas.

ARTICLE 4. OBLIGATIONS DE L’EXPOSANT

04.01 l’exposant doit occuper le stand ou l’emplacement attribué, dès l’ouverture de la manifestation.

04.02 Les produits et technologies présentés doivent entrer dans la nomenclature NF / UE

04.03 La réclame à haute voix ou à l’aide de microphone ou par l’utilisation de matériel sonore est formellement interdite.

ARTICLE 5. OBLIGATIONS ET DROITS DE L’ORGANISATEUR ET DU GESTIONNAIRE

05.01 L’organisateur et le gestionnaire sont les seuls habilités à établir le plan des emplacements des stands.

05.02 L’organisateur et le gestionnaire ne pourront être tenus comme responsables des différences légères qui pourraient être constatées entre les côtes indiquées sur le plan et les dimensions réelles de l’emplacement. Il en sera de même pour tout poteaux ou éléments pouvant être placés sur l’emplacement du stand.

05.03 L ‘organisateur et le gestionnaire se dégagent de toutes responsabilités concernant les préjudices (y compris les troubles de jouissances et tous préjudices commerciaux) qui pourraient être subis par les exposants pour n’importe quelle raison et cause que ce soit, notamment pour retard dans l’ouverture, manque de visiteurs, arrêt prématuré de la manifestation, fermeture ou destruction de stands, incendie ou sinistres quelconques, catastrophe naturelle.

ARTICLE 6. OCCUPATION ET USAGE DES EMPLACEMENTS

06.01 L’organisateur aura établi un plan provisoire de l’événement au moment de l’envoi de la confirmation de participation : le gestionnaire et l’organisateur effectuent la répartition des stands et leurs emplacements par thèmes. Un plan définitif de la répartition des stands sera envoyé à l’exposant par courriel quelques jours avant le début de l’évènement.

06.02 Pour l’exposant qui aura souscrit à l’option « avec barnum », il lui sera demandé un chèque de caution de 100€, qu’il devra cumuler avec sa cotisation de participation et autres options. En cas de dégradations supérieures au montant du chèque de caution, un devis sera établi par le gestionnaire et l’organisateur. La somme du préjudice sera réclamée à l’exposant.

06.03 Sauf stipulation contraire, la participation à l’événement ne confère aucun droit à la jouissance d’un emplacement déterminé. L’organisateur se réserve le droit de modifier au dernier moment le plan d’implantation pour des raisons de sécurité, climatiques ou toute autre raison qui imposerait cette modification. L’organisateur préviendra les exposants de cette modification, le cas échéant, ceux-ci ne pourront prétendre à aucune compensation ni remboursement.

06.04 Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’exposant et le gestionnaire feront deux état des lieux (entrant et sortant) afin de constater les dégradations qui pourraient exister avant et après la prise de l’emplacement.

06.05 Enseignes et affiches : il est interdit de placer des panneaux réclames ou des enseignes à l’extérieur du périmètre du stand.

06.06 La tenue des stands doit demeurer propre et présentable tout au long de l’évènement, le nettoyage de son stand, est à l’initiative de l’exposant et devra être fait chaque jour.

06.07 Les emballages en vrac, les housses utilisées pendant les heures de fermeture, les objets ne servant pas à la présentation du stand et le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri de l’attention des visiteurs.

06.08 Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la manifestation (voir horaires de désinstallation art. 07.03)

06.09 L’hygiène et la sécurité envers les usagers devront être appliquées selon les dernières directives de l’état. Les produits et dispositifs seront à la charge de l’exposant. Conformément à la législation des mesures sanitaires du moment, il pourra être demandé aux exposants d’appliquer et d’engager des actions préventives et barrières au COVID, tel que : le port du masque ou la désinfection de son stand et de ses produits, si la situation l’exigeait.

06.10 Il sera strictement interdit à l’exposant de fumer sur son stand (des zones fumeur sécurisées seront mises à disposition des visiteurs). De même que sont formellement interdits dans l’enceinte de l’événement : cannabis et autres produits stupéfiants. Les alcools ramenés depuis l’extérieur seront également proscrits.

ARTICLE 7. INSTALLATION ET CONFORMITÉ DES STANDS

07.01 L’exposant est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur et gestionnaire relatives à la réglementation des entrées et sorties de ses produits/marchandises, notamment concernant la circulation des véhicules dans l’enceinte de l’événement.

07.02 Les exposants doivent avoir terminé leur installation et désinstallation aux dates et heures fixées par l’organisateur et le gestionnaire. Passés ces horaires, aucun véhicule ne sera admis dans l’enceinte de l’événement.

07.03 Jours et horaires de l’installation et désinstallation des stands exposants sur l’événement :
• Installation obligatoire : le jeudi 5 août 2021 à partir de 14h, au plus tard 19H

• Désinstallation des stands : dimanche 8 août 2021 dès 18h30.

Horaires d’ouverture au public, du 6 au 8 août 2021 :

Tous les jours de 9h à 18H30 pour la zone d’exposition des stands et à 23h pour les zones d’animation (espace conférence, bar, lounge, restauration, etc.)

Du 6 au 8 août 2021 :

• Ouverture au public à 9h : présence des exposants requise dès 8h45
• Fermeture de la zone d’exposition à 18h30 : présence des exposants requise jusqu’à 18H30.

07.04 L’installation des stands ne doit, en aucun cas, endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et elles ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres exposants et des visiteurs ni l’accessibilité des secours.

07.05 La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle ne doit en aucun gêner la visibilité des stands voisins.

07.06 Pour des raisons de sécurité et afin de prévenir tout risque d’incendie, tous les produits inflammables quels qu’ils soient (bougies, objet incandescent, etc.) ne seront pas admis ni autorisés sur les stands. Pour les stands fermés ou l’espace des ateliers, tous les matériaux utilisés, y compris tentures et moquettes, devront être conformes à la réglementation incendie. L’organisateur et le gestionnaire se réservent, à tout moment, le droit de faire enlever tout matériel ou toute installation non conforme aux exigences de sécurité.

ARTICLE 8. FORMALITÉS OFFICIELLES ET ASSURANCES

08.01 Société des Auteurs

Les exposants devront traiter directement avec la SACEM, si lors de la présentation de leurs produits et technologies, ils font usage de données musicales. L’organisateur décline, à cet égard, toute responsabilité vis-à-vis de la SACEM

08.02 Assurance

L’espace de l’Etang Bleu où se déroulera L’ÉTRANGE RENDEZ-VOUS dispose d’une assurance à Responsabilité Civile qui couvre les risques d’accident. Toutefois, cette couverture n’inclut en aucun cas les vols. Les exposants peuvent souscrire par eux-mêmes à une assurance contre le vol et les dommages couvrant leurs propres biens sur leur stand ainsi que dans la zone de stockage intérieure et/ou extérieure lors du montage et du démontage de leur stand.

Toutefois, l’exposant doit souscrire à une assurance « responsabilité civile » qu’il devra envoyer par courriel un mois avant le début de l’événement, à l’organisateur et le gestionnaire. Sans cette assurance, l’exposant ne pourra participer à l’événement.

ARTICLE 9. ACCÈS À L’ÉVÉNEMENT

09.01 L’organisateur ou le gestionnaire se réservent le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute personne, visiteur ou exposant, dont la présence ou le comportement seraient préjudiciables à la sécurité, la tranquillité ou l’image de la manifestation.

09.02 Des bracelets « laissez-passer », donnant le droit d’accès à l’événement seront, dans des conditions déterminées par l’organisateur et le gestionnaire, délivrés aux exposants, le jour de leur installation.

09.03 Les exposants seront autorisés à être accompagnés par une seule personne. Au-delà, toute autre personne devra payer son entrée.

ARTICLE 10. STATIONNEMENT ET PARKING

10.01 Un parking sera mis à disposition des visiteurs pour l’ensemble de l’événement :

• Une zone réservée aux conférenciers, aux exposants et visiteurs

• Une pour les exposants de produits régionaux

• Une pour les visiteurs journaliers

• Une pour les visiteurs hébergés sur l’espace de l’Etang Bleu.

Le parking ne disposera d’aucun gardiennage de nuit. L’organisateur et le gestionnaire ne pourront être tenus responsables des vols ou dégradations survenus dans les différentes zones du parking. En aucun cas, l’assurance d’Odyssee des Terres Inconnues ne pourra être impliquée dans le préjudice subi par l’exposant.

ARTICLE 11. APPLICATION DU RÈGLEMENT

11.01 Toute infraction aux dispositions du présent règlement et à tout règlement complémentaire ainsi qu’à toutes dispositions réglementant la sécurité de la manifestation pourra entraîner, au seul gré de l’organisateur et du gestionnaire, l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l’exposant, sans aucune indemnité ni remboursement des sommes versées.